Die Kraft der Automatisierung in der Veranstaltungsplanung: gesteigerte Betriebseffizienz

Blog January 14 2024

In der Welt der Veranstaltungsplanung kommt es nun mal auf jedes kleine Detail an; die Anforderungen an Effizienz, Genauigkeit und nahtloser Durchführung sind also maßgebend daran beteiligt. Ganz gleich, ob es um die Planung einer Unternehmenskonferenz, einer Hochzeit, einer Fachmesse oder einer Veranstaltung geht, die ein wenig aus diesem Raster fällt – optimierte Abläufe und geringe Fehlerwahrscheinlichkeit sind bereits die halbe Miete. Und genau da kommt jetzt die Automatisierung ins Spiel, die mit einst unvorstellbaren Lösungen eine wahre Revolution der Veranstaltungsplanung anführt.

WAS IST AUTOMATISIERUNG? WAS LÄSST SICH IN DER VERANSTALTUNGSPLANUNG AUTOMATISIEREN? Optimierte Gästeverwaltung Location-Auswahl und -Verwaltung Budgetverwaltung Marketing and Promotion Koordinierung am Tag der Veranstaltung Analysen nach der Veranstaltung Individuell und benutzerdefiniert DIE ZUSÄTZLICHEN VORTEILE DER AUTOMATISIERUNG DIE ZUKUNFT KANN KOMMEN: VERANSTALTUNGSPLANUNG MIT AUTOMATISIERUNG

WAS IST AUTOMATISIERUNG?

Mit Automatisierung ist die Nutzung von Technologie, Software und künstlicher Intelligenz (KI) gemeint, um Aufgaben mit minimalem menschlichem Kraftaufwand auszuführen. Sie wird hauptsächlich zur Optimierung von Abläufen, Minimierung von menschlichen Fehlern und zur Steigerung der Effizienz eingesetzt. Im konkreten Beispiel der Veranstaltungsplanung punktet die Automatisierung mit verschiedenen digitalen Tools und Lösungen zur Aufgabenverwaltung und kommt dort zum Einsatz, wo früher noch alles von Hand gemacht werden musste. Dieser innovative Ansatz bietet Veranstaltungsplanern, Locations und Interessenvertretern die Möglichkeit, sich auf strategische und kreative Aspekte zu konzentrieren und wiederkehrende und zeitaufwendige Aufgaben zu automatisieren. Seit dem Zeitalter der von Hand geschriebenen Gästelisten und physischen Antwortkarten, hat die Welt der Veranstaltungsplanung eine gewaltige Entwicklung hingelegt. Dank digitaler Technologien treten nun auch zahlreiche Tools und Ressourcen auf den Plan, die das Potenzial dieser Branche nochmal erweitern. Dabei hat vor allem die nahtlose Integration von Automatisierungslösungen frischen Wind in die Segel der Veranstaltungsplanung gebracht.

WAS LÄSST SICH IN DER VERANSTALTUNGSPLANUNG AUTOMATISIEREN?

Die Automatisierung lässt sich in mehrere Bereiche der Veranstaltungsplanung einbinden und deckt verschiedene Bereiche des Planungsablaufs ab. Hier sind einige der wichtigsten Bereiche, in denen Automatisierung zur Verbesserung von nahtlosen Erfahrungen und detailgenauen Abläufen eingesetzt werden kann:

Optimierte Gästeverwaltung

Zu den wichtigsten Punkten der Veranstaltungsplanung zählt die Verwaltung der Gästeliste. Früher mussten dafür Daten stundenlang von Hand eingetragen, Einladungen verfolgt und Änderungen in letzter Minute bewältigt werden. Heute kümmern sich einfach Automatisierungstools um die Gästeverwaltung.

Verfolgung von Rückmeldungen: Mit Systemen, die Rückmeldungen automatisch verfolgen, können Gäste Einladungen bequem online beantworten. Veranstaltungsplaner haben sofortigen Zugriff auf die Gästeliste, sehen Rückmeldungen in Echtzeit und können etwaige Anpassungen vornehmen. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler in Bezug auf die Gästeanzahl.
Personalisierte Kommunikation: Dank Automatisierungslösungen können Veranstaltungsplaner personalisierte E-Mails und Updates an Gäste senden – und diese an deren Rückmeldungen anpassen. Von Erinnerungsnachrichten über Ernährungspräferenzen bis hin zu Veranstaltungs-Updates stellt Automatisierung sicher, dass Gäste rechtzeitig an relevante Informationen gelangen.

Allseated, Monday.com und vFairs sind einige Namen auf der Liste der beliebten Tools für die Veranstaltungsplanung. Die Verfolgung von Rückmeldungen, die Koordinierung von Anbietern und die Optimierung von Raumplänen sind für diese Systeme ein Klacks. So ist eine detailgenaue Verwaltung von Veranstaltungen gewiss – an dieser feinmaschigen Kontrolle schleicht sich so schnell kein Fehler vorbei.

Location-Auswahl und -Verwaltung

Die Wahl der richtigen Location ist eine der wichtigsten Entscheidungen bei der Planung einer Veranstaltung. Auch hier kann Ihnen Automatisierung unter die Arme greifen, indem sie sicherstellt, dass die gewählte Location zu den Anforderungen der Veranstaltung passt.
Updates in Echtzeit: Nach der Auswahl einer Location können Automatisierungs-Tools in puncto Verfügbarkeit, Preisgestaltung und Vertragsänderungen Updates in Echtzeit bereitstellen. Damit bleiben Veranstaltungsplaner immer auf dem Laufenden und können fundierte Entscheidungen treffen. VenuePro bietet zum Beispiel eine ganze technologische Umgebung für Besitzer und Betreiber von Locations, in der sie Tools für die Veranstaltungsplanung, Anbieterverwaltung, Anlagenverwaltung und weitere Bereiche finden, um den Location-Betrieb zu optimieren.
Location-Suche: Automatisierungs-Tools können die Anforderungen von Veranstaltungen analysieren, z. B. Kapazitäten, Standort und Annehmlichkeiten, und eine Liste bereitstellen, auf der nur passende Locations vorkommen. Eine manuelle Suche ist somit nicht mehr nötig und der Auswahlprozess der besten Location wird beschleunigt.

Budgetverwaltung

Die Einhaltung von Budgets erweist sich in der Veranstaltungsplanung gerne mal als Herausforderung. Daher sind Automatisierungs-Tools auch für die Ausgabenverwaltung und -verfolgung eine wahre Stütze.

Kostenabschätzungen: Mit Automatisierungs-Tools lassen sich für verschiedene Veranstaltungsaspekte präzise Kostenabschätzungen vornehmen, vom Catering bis hin zur Deko. Das hilft Veranstaltungsplanern, realistische Budgets aufzustellen und Ressourcen effizient zuzuweisen.
Ausgabenverwaltung: Automatisierte Systeme für die Ausgabenverwaltung kategorisieren alle Veranstaltungsaufgaben und zeichnen diese auf. Dadurch können Planer ihr Budget in Echtzeit im Blick behalten, Bereiche ausmachen, in denen zu viel ausgegeben wird, und ggf. Anpassungen vornehmen. Expensify ist zum Beispiel eine Anwendung für die Ausgabenverwaltung, die verschiedene Geschäftsanforderungen abdeckt. Sie bietet u. a. Funktionen für Belegverfolgung, Ausgabenverwaltung, Unternehmenskarten, Rückerstattungen an Mitarbeiter sowie für die Ausstellung und Bezahlung von Rechnungen.

Marketing and Promotion

Der Erfolg von Veranstaltungen hängt maßgeblich von der Wirksamkeit von Marketing und Werbung ab. Automatisierungslösen können bei der Feinjustierung dieser Maßnahmen Abhilfe verschaffen.

Treffsicheres Marketing: Automatisierungs-Tools sind dazu in der Lage, Gästelisten anhand von verschiedenen Kriterien zu segmentieren. Dadurch können Veranstaltungsplaner gezielte Marketingbenachrichtigungen verschicken. Gäste erhalten dann auch nur für sie relevante Informationen und Angebote – und entscheiden sich eher für eine Teilnahme.
Social-Media-Management: Automatisierungs-Tools für die Planung und Veröffentlichung von Beiträgen in den sozialen Netzwerken verhelfen Veranstaltungsplanern im Vorfeld einer Veranstaltung zu einer beständigen Online-Präsenz. Dadurch erreichen Werbeinhalte genau zur richtigen Zeit das richtige Publikum.

Koordinierung am Tag der Veranstaltung

Am Tag der Veranstaltung hängt alles von einer nahtlosen Koordinierung ab. Automatisierung ist der Garant dafür, dass alles wie am Schnürchen läuft.

Check-in und Anmeldung: Systeme für automatisierte Check-in- und Registrierungsabläufe sorgen für mühelosen Zugang, geringere Wartezeiten und eine bessere Gästeerfahrung. Automatisierungslösungen kommen dabei in Form von QR-Codes, mobilen Apps und Automaten für den eigenständigen Check-in daher. Eventbrite bietet Lösungen für Check-in und Registrierung und macht sich dabei auch das Potenzial der Automatisierung zunutze. Das Unternehmen stellt mobile Apps und Funktionen mit QR-Codes bereit, um die Datenangabe zu erleichtern, Wartezeiten zu verkürzen und die Gästeerfahrung zu verbessern.
Kommunikation und Warnungen: Automatisierungs-Tools können in Echtzeit Warnungen an Veranstaltungspersonal und -planer senden, wenn Änderungen vorgenommen werden oder Probleme auftreten, die umgehend gelöst werden müssen. Das sorgt für schnelle Reaktionszeiten und Lösungen und weniger Störungen

Analysen nach der Veranstaltung

Auch nachdem der letzte Vorhang schon längst gefallen ist, stehen Automatisierungslösungen weiterhin an der Seite von Veranstaltungsplanern. Denn dann stehen die Analysen und Feedbackrunden nach der Veranstaltung an – die Schlüssel zu noch besseren Veranstaltungen.

Umfragen und Feedback: Automatisierte Formulare für Umfragen und Feedback können nach der Veranstaltung an Gäste und Teilnehmer gesendet werden. Die dadurch gesammelten Daten stellen dann wertvolle Einblicke bereit, um künftige Veranstaltungen noch besser zu gestalten. SurveyMonkey ist zum Beispiel ein bekannter Anbieter, der automatisierte Formulare für Umfragen und Feedbacks an den Besucher bringt. Damit können Veranstaltungsplaner nach einer Veranstaltung praktische Einblicke von Gästen und Teilnehmern erfassen und bei künftigen Veranstaltungen datenbasierte Verbesserungen umsetzen.
Leistungsmetriken: Automatisierungs-Tools können Leistungsmetriken wie Teilnahmeraten, Interaktionsstufen und ROI zusammenstellen. Solche Daten zeigen Veranstaltungsplanern Stärken sowie noch ausbaufähige Bereiche ihrer Veranstaltungen. HubSpot ist eine beliebte Marketingplattform mit CRM(Customer Relationship Management)-System, die Automatisierungsfunktionen enthält. Mit diesen können Veranstaltungsplaner Teilnahme, Interaktion und ROI in Bezug auf ihre Veranstaltung verfolgen und an nützliche Daten gelangen, mit denen sie den Erfolg der Veranstaltung bewerten und steigern können.

Individuell und benutzerdefiniert

Zu den wohl bedeutendsten Vorteilen der Automatisierung zählt die Möglichkeit für eine individuelle und benutzerdefinierte Veranstaltungserfahrung.

Erfahrung nach Maß: Automatisierung gibt den Veranstaltungsplanern das Ruder in die Hand, maßgeschneiderte Veranstaltungserfahrungen anzupeilen, die den individuellen Vorlieben von Gästen entsprechen. Von personalisierten Agenden bis hin zu benutzerdefinierten Veranstaltungsmaterialien – mit Automatisierung fühlt sich jeder Teilnehmer wertgeschätzt.
Dynamische Inhalte: Automatisierungs-Tools können Inhalte und Präsentationen basierend auf Echtzeitdaten anpassen. Dadurch können Redner ihre Präsentationen im Nu einen Feinschliff verpassen, um auf Interessen und Fragen des Publikums einzugehen.

DIE ZUSÄTZLICHEN VORTEILE DER AUTOMATISIERUNG

Automatisierung sorgt also dafür, dass auf Veranstaltungen alles wie am Schnürchen läuft. Damit ist aber noch nicht genug. Das sind weitere Vorteile von Automatisierungslösungen:

Sie sparen Zeit: Durch Automatisierungslösungen gewinnen Sie Zeit, die Sie an anderen Stellen sinnvoll nutzen können. Anstatt Dokumente in Papierform oder Dateien zu Sitzplätzen auf Ihrer Veranstaltung hin- und herzuschicken, können Sie kollaborative Tools wie Allseated Hier können Sie nicht nur alles an einem zentralen Ort verwalten – Ihre Kunden können sich darüber hinaus während der Planung aktiv einbringen, was Zeit spart und dem visuellen Aspekt Ihrer Veranstaltung zugutekommt.
Sie steigern die Motivation Ihres Personals: Sobald wiederkehrende Aufgaben einmal automatisiert sind, steht Ihrem Team wieder mehr Zeit und Energie zur Verfügung, die es in einen wertvollen Beitrag für das gesamte Unternehmen investieren kann. Mehr Motivation bedeutet immer auch mehr Produktivität.
Sie sorgen für zufriedene Kunden: Automatisierung führt zu Beständigkeit, die Kunden zu schätzen wissen. Denn so wissen diese genau, wann sie Rechnungen erwarten, Besprechungen planen und wo sie sich bei Ihrer kollaborativen Software anmelden dürfen. Der Kunde von heute verlässt sich gerne auf technologische und automatisierte Lösungen, die ihm und Ihnen eine entspannte Arbeitsweise ermöglichen.
Sie erhöhen Ihre Betriebsleistung: Dank mehr Zeit kann Ihr Betrieb auch mehr leisten. Wenn Sie und Ihr Team nicht mehr Stunden an wertvoller Zeit mit mühsamen Aufgaben verschwenden, können Sie Ihre Energie aktiv für gewinnbringende Maßnahmen einsetzen. Das setzt ggf. mehr Kapazitäten frei, wodurch Sie zusätzliche Aufgaben erledigen oder Ihr Angebotsspektrum erweitern können. Unterm Strich schlägt sich das dann auch in Ihren schwarzen Zahlen nieder.

DIE ZUKUNFT KANN KOMMEN: VERANSTALTUNGSPLANUNG MIT AUTOMATISIERUNG

Automatisierung wird in Zukunft eine bedeutende Rolle für Wachstum und Innovation in der Veranstaltungsplanung spielen. Dem Fortschritt dieser Technologie sind noch keine Grenzen gesetzt – Organisatoren dürfen sich also auf Entwicklungen wie prädiktive Tools freuen, die das Verhalten von Teilnehmern vorhersehen können und datenbasierte Entscheidungen ermöglichen, die die gesamte Teilnehmererfahrung verbessern. In Echtzeit optimierte Veranstaltungslogistik wird zur neuen Normalität, wenn KI-basierte Systeme Veranstaltungsformate und -dienste basierend auf Live-Daten dynamisch anpassen. So läuft auf Veranstaltungen alles glatt und Besucher gehen zufrieden nach Hause.

Mit Automatisierungslösungen erhalten Sie aber auch einen besseren Einblick in die Vorlieben von Gästen und können in Form von personalisierten Veranstaltungserfahrungen auf diese eingehen. Die Grenzen zwischen physischen und virtuellen Veranstaltungen verschwimmen so immer stärker. Diese Wende trägt darüber hinaus zu mehr Nachhaltigkeit bei, denn Automatisierung minimiert einige Umweltauswirkungen von Veranstaltungen. Veranstaltungsplaner, die diese Entwicklungen nutzen, sind ganz vorn mit dabei und versprechen Teilnehmern hervorragende Veranstaltungserfahrungen mit bleibendem Eindruck.

Vergessen Sie auf der Reise zu Ihrer nächsten Veranstaltung nicht, Automatisierungsmöglichkeiten in Ihren Planungskoffer zu packen. Diese werden sich nämlich als stille, aber fleißige Helfer erweisen, um Ihrer Vision makellose Realität folgen zu lassen. Weitere Informationen erhalten Sie, indem Sie eine Demo buchen.