7 Eventtechnologietrends, die 2024 eine Investition wert sind

Im neuen Zeitalter der Veranstaltungstechnologie dreht sich nicht mehr alles nur um Effizienz; denn wir betreten gerade eine ganze Welt an Innovationen, die unsere Aufmerksamkeit erfordern. Auch 2024 werden wir von engen Budgets und zahlreichen Hürden nicht verschont bleiben – daher sind wir alle auf der Suche nach praktischen Lösungen, mit denen wir nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern uns auch von Stress verabschieden können.

Veranstaltungsplanung ist einer der stressigsten Jobs der Welt. Da verwundert es kaum, dass gerade diese Branche mit Hochdruck Lösungen für ihre Probleme sucht. In einer derart anspruchsvollen Landschaft kommt es auf tiefe Einblicke an, die uns in eine Lage versetzen, die Veranstaltungsorganisation und Präsentation von Locations zu verändern – das ist unsere Geheimwaffe, um der Veranstaltungswelt Tag für Tag ein reibungsloses und professionelleres Auftreten zu bescheren.

Werfen wir daher einen Blick auf die sieben wichtigsten Technologietrends in der Veranstaltungsbranche, in die sich 2024 eine Investition lohnt. Dabei geht es nicht darum, bei der erstbesten kurzfristigen Lösung zuzuschlagen; vielmehr geht es darum, Einblicken auf den Grund zu gehen, die die Veranstaltungsorganisation, die Zusammenarbeit, die Personalisierung, die Präsentation von Locations, den Feinschliff an Strategien, die Interaktion mit Kunden und die Abschlussrate langfristig umgestalten.

Profis der Veranstaltungsbranche legen in Hinblick auf Trends für das Jahr 2024 Wert auf die Personalisierung anhand von fortschrittlichen Technologien wie Datenanalysen. Mit diesem strategischen Ansatz wollen sie Teilnehmern stark individualisierte Erfahrungen anbieten, die weiter reichern als Anpassungen, die auf Interaktion und Zufriedenheit abzielen. Auf lange Sicht wird die Integration von Datenanalysen, mobilen Veranstaltungs-Apps und KI-Chatbots der Teilnehmererfahrung ein neues Gesicht verleihen, den Betrieb an Locations optimieren und die Effizienz der Veranstaltungsplanung steigern. All das beschert Veranstaltungen schlussendlich Erfolg und Wirkungsmacht. Hier sind die wichtigsten Aspekte dieser Revolution der Personalisierung:

• Daten-basierte Genauigkeit: Die Analyse von Teilnehmerdaten ermöglicht eine Anpassung nach Maß sämtlicher Veranstaltungsaspekte. Dadurch fühlen sich Teilnehmer wertgeschätzt.
• Agenden und Benachrichtigungen auf mobilen Apps: Apps bieten individuelle Agenden und Updates, wodurch Teilnehmer immer über relevante Veranstaltungen informiert sind.
• KI-Chatbots als Concierge-Dienste: Intelligente virtuelle Assistenten bieten personalisierte Unterstützung in Echtzeit und verbessern so die Teilnehmererfahrung.
• Spielend leichtes Networking dank KI: Bots läuten ein neues Zeitalter des Networkings ein, indem sie basierend auf persönlichen Vorlieben Kontakte vorschlagen.

Daten-basierte Entscheidungsfindung: KI-Chatbots analysieren Teilnehmerdaten für nützliche Einblicke und ermöglichen so basierend auf veränderter Erwartungshaltung den Feinschliff an Veranstaltungen.

2023 hat die Veranstaltungsbranche durch die flächendeckende Einbindung von KI und ML eine bedeutende Veränderung erfahren. Laut unseren Erwartungen für 2024 ist die Integration von KI- und ML-Technologien drauf und dran, die Planung, Durchführung und Erfahrung von Veranstaltungen zu revolutionieren, und kündigt somit ein Zeitalter der gesteigerten Informationsqualität und Effizienz an. Diese Aspekte sollten Sie dabei beachten:

• Intelligenter Teilnehmer-Support: KI-Chatbots bieten Support in Echtzeit, beantworten Anfragen und nehmen Teilnehmer während individuellen Erfahrungen an die Hand – dieses Zusammenspiel sorgt für eine nahtlose Erfahrung für Organisatoren und Locations.
• Prädiktive Analysen zur Personalisierung: KI analysiert umfangreiche Datensätze für prädiktive Analysen, wodurch Organisatoren die Vorlieben von Teilnehmern bereits vorhersehen, die Interaktion verbessern und personalisierte Empfehlungen aussprechen können.
• Effiziente Logistik dank KI-Planung: KI automatisiert Aufgaben, wie Zeiteinteilung und Ressourcenverteilung, was den Betrieb für Organisatoren optimiert und eine effiziente Ressourcennutzung an Locations gewährleistet.

Dynamische Bereitstellung von Inhalten: KI-basierte Algorithmen sind wahre Meister der Bereitstellung von Inhalten. Sie stellen nämlich von Veranstaltungsempfehlungen bis hin zu Inhalten nach einer Veranstaltung relevante Informationen bereit. Das maximiert Ihre Wirkungsmacht und liefert Ihnen wertvolle Einblicke für künftige Zusammenarbeit.

Mit fortschrittlichen Tools für die Veranstaltungsplanung lassen sich detaillierte 3D-Diagramme von Veranstaltungsräumen erstellen und Möglichkeiten für gemeinsame Planung, präzise Designelemente und den Komfort schaffen, mit verstärkter Automatisierung ortsungebunden zu planen. 2024 wird die Bedeutung von Software für 3D-Diagramme wohl stark zunehmen und sich als unabdingbare Lösung zur Erstellung von visuell beeindruckenden und effizient geplanten Veranstaltungen beweisen. Werfen wir einen Blick auf die wesentlichen Funktionen:

• Effiziente Zusammenarbeit: 3D-Raumpläne stehen für eine kollaborative Oase, in der Interaktion in Echtzeit mit Kunden oder Teams von Anbietern möglich wird und die somit das altbekannte Problem der Koordinierung von Inputs und Genehmigungen in Angriff nimmt.
• Mit Visualisierung zum Erfolg: Software für 3D-Diagramme stellt Raumpläne naturgetreu dar und hilft dadurch, Abläufe sowie logistische Aspekte anzusprechen. Somit bietet sie eine Zwischenstufe, in der notwendige Änderungen frühzeitig und proaktiv vorgenommen werden können.
• Mit Liebe zum Detail: Die Nutzung von Software für 3D-Diagramme wie Allseated macht es möglich, Designs bis ins kleinste Detail abzustimmen. Dadurch können Sie sich der Herausforderung vom Erstellen präziser Designs stellen und die Fehleranfälligkeit am Tag der Veranstaltung reduzieren.
• Virtuelle Rundgänge für Erfolg in der echten Welt: 3D-Raumpläne ermöglichen immersive virtuelle Rundgänge. Dadurch gehören Besprechungen vor Ort und in Präsenz nun der Vergangenheit an. Dieses Vorgehen lässt sich auch mit dem Trend hin zu mehr ortsungebundener Zusammenarbeit vereinbaren.
• Design-Tools für kreativen Spielraum: Design-Tools im Rahmen der Software bieten Profis der Veranstaltungsbranche den kreativen Spielraum, den sie benötigen, um Tischoberflächen und Buffets maßstabsgetreu nachzubilden – verabschieden Sie sich also von Pi-mal-Daumen-Entscheidungen und sorgen Sie für präzise Visualisierungen Ihrer Konzepte.

Effiziente, ortsungebundene Planung: Die Funktion für ortsungebundene Veranstaltungsplanung ist ein Grundpfeiler der Software für 3D-Diagramme. Angesichts der aktuellen Situation, in der Besprechungen in Präsenz nicht immer möglich sind, ist das von entscheidendem Wert.

Bei der Präsentation von Locations spielt virtuelle Realität (VR) auch weiterhin eine bedeutende Rolle und ihr Einfluss auf die gesamte Veranstaltungsbranche wird noch stärker. Immer leichter lässt es sich nämlich auf VR-Lösungen zugreifen, wodurch diese Technologie für Locations, Planer und Kunden zur neuen Normalität wird und neben digitalen Zwillingen auch immersive Erfahrungen bereitstellt. Optimierte Raumpläne, mehr Sicherheit und fesselnde Vorschaumöglichkeiten gestalten die Wettbewerbslandschaft neu, in der VR als bedeutendes Tool für die Präsentation und Auswahl von Locations auf den Plan tritt. 2024 wird sich VR als bahnbrechende Lösung etablieren und der Präsentation und Auswahl von Locations einen völlig neuen Anstrich verleihen. Mit diesen transformativen Eigenschaften sorgt VR für eine Neugestaltung der gesamten Landschaft:

• Ortsungebundene, virtuelle 3D-Rundgänge: Wer VR in Form von ortsungebundenen, virtuellen 3D-Rundgängen einsetzt, dem ist die Aufmerksamkeit von Kunden gewiss – denn immersive Erfahrungen, die potenzielle Kunden in großem Stil mit an Bord holen, sorgen für schnellere Auftragsabschlüsse.
• Verbesserte Vorschau für Veranstaltungen: Mit VR erhält die Vorschau auf Veranstaltungen eine vollkommen neue Qualität. Kunden können Locations virtuell erkunden – und dann erst ihre Entscheidung treffen. Dank dieser Funktion können Kunden und Planer fundiertere Entscheidungen treffen.
• Interaktive Produkterfahrungen: VR macht interaktive Erfahrungen möglich, bei denen Kunden virtuell mit Anordnungen, Deko und Annehmlichkeiten der Veranstaltung experimentieren können. Das verdeutlicht, was für die jeweilige Veranstaltung machbar wäre, und bietet Anpassungsmöglichkeiten für eine Erfahrung nach Maß.
• Optimierte Raumplanung und Sicherheitsprotokolle: Mit der Integration von VR in Form von digitalen Zwillingen lassen sich Veranstaltungspläne optimieren und die Raumnutzung effizient gestalten. Vom ansprechenden ästhetischen Faktor abgesehen, sorgt das aber auch für robustere Sicherheitsprotokolle, indem potenzielle Schwachstellen auf dem Veranstaltungsgelände simuliert und bestimmt werden können.

Schneller zum Geschäftsabschluss: VR strukturiert den Vertriebsablauf neu und gestaltet diesen effizienter und überzeugender. Sie verkürzt den Weg zu Geschäftsabschlüssen, indem sie Kunden einen realistischen Eindruck vom Potenzial der Locations vermittelt, was den Prozess der Entscheidungsfindung optimiert.

Mobile Veranstaltungs-Apps waren einst ein Nice-to-Have – inzwischen haben sie es aber auf die standardmäßige Tool-Liste geschafft. 2024 wird ihre Bedeutung nur noch zunehmen, indem sie personalisierte Erfahrungen bereitstellen, die die allgemeine Zufriedenheit auf Veranstaltungen neu definieren.

Diese Apps werten Veranstaltungen auf: mit personalisierten Zeitplänen, Updates in Echtzeit und nahtlosen Netzwerkmöglichkeiten über Messenger-Dienste und virtuelle Visitenkarten. Sie etablieren sich immer stärker als Drehscheiben für Netzwerkbemühungen und globale Reichweite, indem sie Live-Streams ermöglichen und sofort Feedback einholen. In Summe können Organisatoren dadurch eine verbesserte Gesamterfahrung anbieten. Hier finden Sie die wichtigsten Funktionen:

• Personalisierte Agenden für effiziente Zeitplanung: Die Bereitstellung einer maßgeschneiderten Veranstaltungserfahrung in Form von personalisierten Agenden für Teilnehmer, die den individuellen Vorlieben entsprechen, ermöglicht eine effiziente Zeiteinteilung.
• Updates in Echtzeit für informierte Teilnehmer: Wer Echtzeit-Updates integriert, kann Teilnehmer zu verschiedenen Anliegen erreichen und über aktuelle Entwicklungen und Planänderungen informieren.
• Networking über Messenger-Dienste und virtuelle Visitenkarten in der App:

Diese Apps sind der Schlüssel zum nahtlosen Netzwerken und bieten die Möglichkeit für Messenger-Dienste und virtuelle Visitenkarten, mit denen Teilnehmer einfach neue Kontakte knüpfen können. Dadurch können Sie für bessere professionelle Netzwerkmöglichkeiten sorgen.

• Einfachere Orientierung auf dem Gelände mit interaktiven Karten: Interaktive Karten in der App tragen zur einfacheren Orientierung auf dem Gelände bei. So gelangen Teilnehmer ganz einfach zu Veranstaltungen, Ständen und wichtigen Knotenpunkten.
• Live-Frage-Antwort-Runden, Funktionen für Abstimmungen und Gamifizierung: Die Einbindung von Live-Frage-Antwort-Runden, Funktionen für Abstimmungen und Gamifizierungselemeten stärkt die dynamische Interaktion und trägt zu interaktiveren und angenehmeren Veranstaltungen bei.

Mit der Kraft von KI-basierten Algorithmen: KI-basierte Algorithmen machen die Benutzererfahrung um ein weiteres Element reicher und stellen personalisierte Inhaltsvorschläge bereit. Das stellt sicher, dass Teilnehmer an relevante Informationen gelangen, die zu ihren Interessen passen.

Cloud-basierte Plattformen konnten sich als leistungsstarke Tools durchsetzen und revolutionieren nun die Veranstaltungswelt von den Anfängen der Planung bis hin zur Durchführung. Dabei stehen sie in jeder Planungsphase für das Mehr an Effizienz und Innovation. 2024 werden diese Plattformen neue Maßstäbe für die Veranstaltungsplanung setzen, indem sie eine Single Source of Truth einführen und gleichzeitig die Effizienz steigern, Raum für Kreativität schaffen und die Zusammenarbeit erleichtern. Auf diese transformativen Funktionen können Sie sich schon einmal einstellen:

• Immersive AR und mühelose Raumplanung: Diese Plattformen lassen die Grenzen zwischen der digitalen und physischen Welt verschwinden. Mit interaktiven Überlagerungen, personalisierten Leitfäden und spannenden Erfahrungen führen sie eine neue Möglichkeit ein, mit Ihren Teilnehmern zu interagieren. In einheitlichen Räumen können Teams sich mühelos an die detaillierte Raumplanung setzen und dabei vollkommen in die fesselnden 3D-Ansichten eintauchen, um beeindruckende Ergebnisse zu erzielen.
• Spitzenleistung durch Automatisierung: Die Integration von Automatisierung, um zunächst zum Beispiel Raumpläne zu entwerfen und Abstände zwischen Möbeln zu definieren, kann sich bis hin zum Tag der Veranstaltung als nützlich erweisen, indem die Koordinierung über eigene Apps mit ungeahnter Effizienz optimiert werden kann.
• Präzise Berichte mit AR-Integration: Mit Augmented Reality lässt sich die Genauigkeit von Berichten verbessern, indem Gästedaten, Berichte zu Rückmeldungen und Raumpläne genutzt werden, um genaue Zeitpläne, eine Einschätzung des Kapazitätsbedarfs und reibungslose Veranstaltungen zu ermöglichen.
• Kreativer Spielraum mit Cloud-basierten Bibliotheken: Der Zugriff auf umfassende Raumpläne von Locations und Bibliotheken mit 3D-Objekten gibt Designern das notwendige Werkzeug an die Hand, damit Ihre Veranstaltung auch zur ästhetischen Höchstform auflaufen kann.

Effiziente Zusammenarbeit: Der Zugriff in Echtzeit ermöglicht sofortige Anpassungen und nachhaltige Beziehungen zwischen Anbietern, Gastgebern und Gästen – Cloud-basierte Plattformen spielen für die Veranstaltungsplanung somit eine entscheidende Rolle.

In einem Zeitalter, in dem Umweltfreundlichkeit großgeschrieben wird, verpflichten sich auch Veranstaltungsplaner Nachhaltigkeitszielen, um die Auswirkungen auf die Umwelt zu minimieren und die Welt der Veranstaltungsplanung neu zu gestalten. Diese Initiativen bergen eine große Wirkungsmacht und werden auch 2024 immer bedeutender. Das sind einige der wichtigsten Initiativen:

• Abfallfreie Veranstaltungen: Das Ziel lautet „abfallfrei“ – der Weg dorthin führt über die Beseitigung von Einwegplastik, die Umsetzung von Kompostierungsanlagen und die Nutzung von wiederverwendbarem Geschirr.
• Umweltfreundliche Locations: Der Fokus liegt auf umweltfreundlichen Merkmalen und Technologien – von energieeffizienter Beleuchtung bis hin zu wassersparenden Technologien und eigenen Grünflächen.
• Digitalisierung von Veranstaltungsabläufen: Reduzierter Papierverbrauch durch digitale Einladungen, Veranstaltungs-Apps und Online-Registrierung. In Summe trägt das zu einer besseren Teilnehmererfahrung bei.
• Kompensationsprogramme für Kohlenstoffemissionen: Die Investition in Kompensationsprogramme, um den ökologischen Fußabdruck der Veranstaltung auszugleichen, indem Projekte zur Reduktion von Treibhausgasen unterstützt werden.

Regionale und nachhaltige Beschaffung: Mit Fokus auf nachhaltiges Catering mit regional bezogenen, biologischen und saisonalen Lebensmitteln – das lässt sich aber auch bei Deko und anderen Materialien umsetzen